Proses Perjalanan Bisnis

A.     Pengertian Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda pada waktu tertentu yang dilakukan oleh seseorang dengan ditentukan oleh perusahaan tempat seseorang tersebut bekerja. Perjalanan bisnis dapat dilaksanakan oleh pimpinan ataupun karyawan yang ditugaskan, berkaitan dengan tugas pekerjaannya dalam kepentingan bisnis.

B.      Cara atau Pihak yang Mengurus dan Mempersiapkan Perjalanan Bisnis

Berikut cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan dalam melaksanakan perjalanan bisnis

1.      In house Travelling Department, yaitu departemen atau bagian khusus di perusahaan yang menangani dan bertanggung jawab tentang perjalanan bisnis. Mulai dari persiapan dokumen yang diperlukan, mengurus tiket perjalanan, mengurus hotel dan penginapan, dan mengurus semua keuangan selama perjalanan bisnis.

2.      Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis. Hal itu dilakukan supaya lebih memudahkan perusahaan.

3.      Staff Administrasi Kantor atau Sekretaris, yaitu bagian pegawai administrasi kantor atau sekretaris yang mempersiapkan perjalanan bisnis tersebut. Tugas dan pengurusannya sama seperti In house travelling department, hanya orang yang bekerja melakukannya yang berbeda.

C.      Macam-Macam Perjalanan Bisnis

1.      Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :

a.           Perjalanan bisnis dalam negeri.

Contohnya : antarkota, antar daerah, antar provinsi

b.           Perjalanan bisnis luar negeri.

Contohnya : antar negara

2.      Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :

a.       Perjalanan lewat darat.

b.      Perjalanan lewat laut.

c.       Perjalanan lewat udara.

3.      Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :

a.      Perjalanan dinas untuk rakernas.

b.      Perjalanan dinas untuk seminar nasional.

c.       Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.

d.      Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.

e.      Perjalanan dinas untuk pelantikan.

f.        Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

g.      Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

h.      Perjalanan dinas untuk tender.

i.        Perjalanan dinas untuk acara ceremonial.

j.        Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

D.     Hal-Hal yang Dipersiapkan Dalam Perjalanan Bisnis

1.      Persiapan rencana perjalanan bisnis.

a.      Merencanakan tujuan perjalanan bisnis

b.      Merencanakan persinggahan atau pemberhentian

c.       Merencanakan tanggal keberangkatan dan kembalinya.

d.      Merencanakan waktu, tempat, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji pertemuan

e.      Merencanakan Jenis transportasi perjalanan

f.        Merencanakan tempat penginapan

2.      Persiapan dokumen perjalanan bisnis.

a.      Dokumen internal :

1)      Surat tugas

2)      Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

3)      Jadwal perjalanan

4)      Peta perjalanan

5)      Petunjuk akomodasi

6)      Buku Telepon.

b.      Dokumen eksternal

1)      Paspor

Paspor digunakan agar seorang warga Negara dapat masuk ke Negara asing paspor dapat di peroleh di kantor imigrasi setempat.

2)      Visa

Visa dapat diperoleh pada konsulat atau kedaulatan Negara yang bersangkutan .

3)      Medical documents

Berisi tentang keterangan mengenai beberapa persyaratan kesehatan orang yang akan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri.

4)      Exit permit

Cap atau stempel yang di terapkan dalam paspor .

5)      Surat keterangan fiscal

Surat keterangan pembayaran pajak yang di wajibkan pemerintah terhadap warga Negaranya yang akan peri keluar negeri kecuali yang di biayai oleh pemerintah.

3.      Persiapan tranportasi dan akomodasi.

a.       Siapkan data identitas diri dan perusahaan.

b.      Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

c.       Siapkan tiket kereta, pesawat, atau kapal tergantung jenis perjalanan

d.      Menanyakan kepastian keberangkatan.

e.       Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

f.       Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum

g.      Siapkan tiket hotel atau penginapan

h.      Mengkonfirmasikan pemesanan kamar hotel

i.        Membawa perlengkapan pribadi seperlunya

j.        mengecek surat-surat atau dokumen yang diperlukan

k.      Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

l.        Mempersiapkan penjemputan di tempat tujuan.

4.      Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.

a.       Biaya transportasi

b.      Biaya penginapan

c.       Biaya onsumsi

d.      Biaya akomodasi

e.        Biaya acara kegiatan

f.       Uang saku

g.      Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)

h.      Biaya lain